Beschaffungsverfahren

Liebe Übungsleiter,

hiermit möchte ich Euch einen Leitfaden an die Hand geben, wie ihr Neubeschaffungen aller Art für den TV Kieselbronn beantragen könnt:

Im Antragsformular findet Ihr alle nötigen Angaben, die der Vorstand für die Entscheidung braucht.

Prinzipiell sollte ein Angebot zum betreffenden Artikel eingeholt werden.

Auf den einschlägigen Portalen wie z.B. www.shop.kuebler-sport.de oder über Kataloge können Preise gesucht werden. Als Anlage können diese Angebote dem Antrag beigefügt werden.

• Artikelnummer,
• Menge,
• Artikelbezeichnung,
• Einzelpreis,
• Gesamtpreis,
• Katalogseite,

sind die wichtigen Angaben zum Artikel.

Eine kurze Erläuterung zum Grund der Beschaffung ist sinnvoll.

Abteilung, Vorname und Nachname des Übungsleiters oder Trainers sowie E-Mail Adresse, sodass der Vorstand einen Ansprechpartner hat, sind weitere nötige Angaben.

Bei Beträgen über 2.500,- € sind Zuschüsse durch die Gemeinde möglich. Hier muss der Antrag bis spätestens 31.10. eines jeden Jahres beim Vorstand eingegangen sein.

Der ausgefüllte Antrag ist dann beim Vorstand einzureichen. Auf der nächsten Vorstandssitzung wir der Antrag beraten, selbstverständlich wird der Antragsteller bzw. ein Vertreter der Abteilung zu dem entsprechenden TOP eingeladen.

Nach Möglichkeit beschließt der Vorstand den Antrag sofort. Die nötigen Mittel stehen bei positivem Bescheid dann zum Abruf bereit.

In zwingenden Fällen kann der erste Vorstand, bzw. der stellvertretende Vorstand per Eilentscheid eine Beschaffung bewilligen. In der nächsten Vorstandsitzung ist dann dem Vorstand der Antrag zur Bestätigung vorzulegen.

Ich hoffe, dass Ihr mit diesen Erläuterungen in Zukunft Werkzeug an die Hand bekommen habt, mit dem die Beschaffungen einfach und transparent abgearbeitet werden können.

Kai A. Dietrich

Leiter Verwaltung TV Kieselbronn e.V.

1.3.2016